Outplacement (işten ayrılan çalışanlara yönelik kariyer geçiş desteği) sağlayıcısı seçimi çoğu zaman zaman baskısı altında yapılır. Yeniden yapılanma kararı alınmıştır, duyuru tarihi yaklaşmıştır ve masada birbirine benzeyen birkaç teklif vardır. Bu tekliflerde çoğu zaman yeniden istihdam oranı öne çıkarılır.

Bu rakam, tek başına sağlayıcı seçimi için yeterli bir ölçüt değildir. Oranın hangi çalışan grubuna göre hesaplandığı, takip süresi ve yanıt vermeyenlerin hesaplamaya nasıl dahil edildiği çoğu zaman belirsizdir. Sağlıklı bir karşılaştırma için hizmet kapsamı, işverenle paylaşılacak bilgiler ve hizmet sonu koşulları birlikte değerlendirilmelidir.

Wide and Wise, EMEA ve MENA bölgelerinde işverenlere kariyer geçişi ve yetenek yönetimi süreçlerinde destek sunar. Bu rehber İK direktörlerine, satın alma ekiplerine ve yeniden yapılanma komitelerine hizmet kapsamını karşılaştırmak, çalışan gizliliğini korumak ve anlamlı sonuç raporlarını değerlendirmek için pratik bir yol sunar.

İçindekiler

Programın Amacını ve Kapsamını Belirleyin

Etkili bir kariyer geçiş programı, çalışanların ihtiyaçları ve işverenin hedefleri doğrultusunda planlanmalıdır. Sağlayıcı görüşmelerinden önce programın aşağıdaki üç grup açısından hangi ihtiyaçlara yanıt vereceği netleştirilmelidir.

  • İşten ayrılan çalışanlar. Hangi desteğe ihtiyaçları var ve bu ihtiyaç kademeye göre nasıl değişiyor? Bir fabrika operatörü ile bir bölge finans direktörü çok farklı iş piyasalarıyla karşılaşır.

  • İşveren. Hangi riskleri yönetiyorsunuz? Tipik örnekler işveren markası, danışma yükümlülükleri ve kalan çalışanların güvenidir.

  • Komite. Program kapandıktan sonra İK, Finans ve Hukuk ekipleri hangi kanıtı görmek isteyecek?

Ardından programın hangi unsurlarının sabit kalacağını, hangilerinin çalışan sayısına ve ihtiyaçlara göre değişebileceğini belirleyin. Örneğin danışma süreci ilerledikçe çalışan listesi değişebilir. Çalışan sayısının sözleşme imzalandıktan sonra değişmesi halinde hizmet ve ücretlerin nasıl uyarlanacağı da açıklığa kavuşturulmalıdır.

Yeniden yapılanma için outplacement programı tasarlama rehberimiz, çalışan gruplarını ve destek kademelerini daha ayrıntılı ele alıyor. Bu yazı, elinizde bir taslak tasarım olduğunu ve outplacement sağlayıcısı seçimini bu tasarıma göre yürüteceğinizi varsayar.

Hizmet Kapsamını Aynı Kriterlerle Karşılaştırın

Karşılaştırma tablosunda hangi bilgiler yer almalı?

Teklifler farklı hizmetler için aynı sözcükleri kullanabilir. "Bireysel koçluk", adı belli bir danışmanla sınırsız oturum anlamına gelebileceği gibi, müsait olan kişiyle üç oturum anlamına da gelebilir.

Hizmetin ayrıntıları ortak bir tabloda toplanmalıdır. Böylece karar vericiler teklifleri aynı kriterler üzerinden karşılaştırabilir.

Alan Sorulacak soru Beklenen yanıt
Danışman erişimi Adı belli danışman kim ve danışmanlar katılımcılarla nasıl eşleştiriliyor? İşlev ve kademeye göre eşleştirme, ayrıca değişiklik talep etme yolu
Danışman erişimi Kaç oturum dahil ve olağan yanıt süresi nedir? Belirtilmiş bir oturum hakkı ve yanıt süresi taahhüdü
Alan Sorulacak soru Beklenen yanıt
Danışman erişimi Her kademede danışman başına kaç katılımcı düşüyor? Kademe bazında bir rakam ve bunun nasıl izlendiği
Süre Destek ne kadar sürüyor ve uzatılabiliyor mu? Kademeye göre başlangıç ve bitiş kuralı, uzatmanın maliyeti ve süreci
Alan Sorulacak soru Beklenen yanıt
Süre Hizmet süresi hangi tarihte başlıyor? İlk temas veya bildirim tarihi gibi tanımlı bir başlangıç günü
Kapsam Hangi ülkelerde hizmet verebiliyorsunuz ve hangi yerel danışmanlarla? Ülke adları ve hizmetin yerel, bölgesel veya uzaktan verilip verilmediği
Alan Sorulacak soru Beklenen yanıt
Dil Danışmanlar hangi dillerde koçluk yapıp başvuru belgelerini inceleyebiliyor? Genel bir iddia yerine ülke bazında dil listesi
Yeterlilikler Danışmanlar hangi nitelik ve meslek kuruluşu üyeliklerine sahip? Kuruluş adları ve sağlayıcının bunları nasıl doğruladığı

Danışman başına düşen katılımcı sayısının azalması, çalışanlara daha fazla bireysel zaman ayrılmasını sağlayabilir. Bu nedenle sağlayıcıya danışman başına kaç katılımcı düştüğünü ve bireysel desteğin nasıl planlandığını sorun. Sağlayıcı seçim rehberi bu konuyu ele alır, ancak karşılaştırmada kullanılabilecek sayısal bir eşik vermez.

Ülke kapsamı ve çalışan ihtiyaçları

Birden fazla ülkeyi kapsayan programlarda, çalışanların bulunduğu ülkelerde hizmet verilebildiği doğrulanmalıdır. Bir pazarda güçlü olan sağlayıcı başka bir pazarda alt yüklenici kullanıyor olabilir. Alt yüklenicilerin kimliği ve aynı gizlilik koşullarına tabi olup olmadığı değerlendirmeye dahil edilmelidir.

Hizmeti ayrıca elinizdeki çalışan grubuyla karşılaştırın. Üst düzey yöneticiler çoğu zaman gizli pazar görüşmelerine ihtiyaç duyar. Operasyonel çalışanlar ise başvuru hazırlama ve mülakat çalışması gibi pratik desteğe daha çok ihtiyaç duyabilir.

Farklı çalışan gruplarına aynı destek paketinin sunulması, ihtiyaçların yeterince dikkate alınmadığını gösterebilir. Teklifin çalışanların kıdemine, rolüne ve kariyer hedeflerine göre nasıl uyarlanacağını değerlendirin.

Sonuçlar Hangi Kriterlere Göre Raporlanmalı?

Yeniden istihdam oranı, hesaplama yöntemi ve ölçüm kriterleri açık olduğunda anlamlı bir performans göstergesidir. Oranın hesaplanmasında esas alınan kişi grubuna payda denir.

İki sağlayıcı, aynı çalışan grubu için farklı paydalar kullandığında farklı oranlar bildirebilir.

Her sağlayıcının aşağıdaki dört konuyu yazılı olarak açıklaması önemlidir.

  1. Kimin sayıldığı. Uygun çalışanlar, kayıtlı katılımcılar veya aktif katılımcılar.

  2. Neyin sonuç sayıldığı. Yeni bir iş, serbest çalışma, eğitim, emeklilik veya kariyer arası.

  3. Ne zaman ölçüldüğü. Örneğin başlangıç tarihinden sonraki üçüncü, altıncı ve on ikinci ayda.

  4. Durumu bilinmeyenlerin nasıl ele alındığı. Birçok katılımcı yanıt vermeyi bırakır ve bu kişilerin durumu bilinmez hale gelir.

Aşağıdaki örnek varsayımsaldır, hesabı göstermek için kurgulanmıştır ve bir kıyas değeri değildir.

Diyelim ki 100 çalışan programdan yararlanabilir durumda ve 60'ı kayıt oluyor. Bu 60 kişiden 45'i takip anketine yanıt veriyor ve 30'u yeni bir görev bildiriyor.

Payda Hesap Oran
Uygun çalışanlar 100 kişide 30 %30
Kayıtlı katılımcılar 60 kişide 30 %50
Yalnızca yanıt verenler 45 kişide 30 yaklaşık %67

Üç rakam da aynı grubu anlatır. Yalnızca sonuncuyu bildiren bir teklif, ilkini bildiren bir teklife göre çok daha güçlü görünebilir. Kaç çalışanın programa katılmaya uygun olduğunu, kaçının kayıt yaptırdığını, kaçının aktif olarak destek aldığını ve kaçının istihdam durumunun doğrulanabildiğini ayrı ayrı gösteren bir rapor isteyin.

Standart raporda neler istenmeli

Ölçü Üzerinde anlaşılacak tanım Neden önemli
Katılım Kayıtlı katılımcıların uygun çalışanlara oranı Çalışanların hizmete güvenip güvenmediğini ve kullanıp kullanmadığını gösterir
Destek kullanımı En az bir danışman oturumu yapan katılımcılar ve kullanılan ortalama oturum sayısı Programa kayıt olmayı destekten yararlanmaktan ayırır
Sonuç durumu Her sonuç kategorisindeki pay, durumu bilinmeyenler ayrı gösterilerek Yanıt vermeyenlerin gizlenmesini önler
Yanıt oranı Durum bilgisi paylaşan katılımcıların oranı Sonuç verisinin ne kadar güvenilir olduğunu değerlendirmenizi sağlar
Kırılımlar Kademe ve ülke bazında sonuçlar, asgari grup büyüklükleri gözetilerek Genel ortalamanın zayıf alanları saklamasını önler
Memnuniyet Anket yöntemi, örneklem ve yanıt oranı Bu bilgiler olmadan bir puanı yorumlamak zordur

Sonuç verisi çoğunlukla katılımcıların kendi beyanına dayanır ve iş kalitesi değişkenlik gösterir. Yeni görev daha kısa süreli, daha düşük ücretli veya yarı zamanlı olabilir. Görev türünün ve ücret değişiminin raporlanıp raporlanmadığı, bu bilgilerin hangi izinlerle toplandığı netleştirilmelidir.

İş arama süresi role, kıdeme, pazara ve kişiye göre değiştiğinden sağlayıcıdan belirli bir sürede işe yerleştirme taahhüdü beklenmemelidir. Değerlendirme, raporlama yöntemine ve program başladıktan sonra elde edilen katılımcı verilerine dayanmalıdır.

Teklifte bir süre belirtiliyorsa bu sürenin hangi katılımcı grubuna dayandığı, grubun büyüklüğü ve ölçüm yöntemi açıklanmalıdır.

Çalışan Gizliliği ve İşverenle Paylaşılabilecek Bilgiler

İş arayışının gizli kalacağına güvenen çalışanların katılımı artar. Bu güven, sağlayıcının elinde tuttuklarıyla işverene ilettikleri arasındaki net bir ayrıma bağlıdır. Avustralya'daki bir rehber ilkeyi sade biçimde özetliyor: hem kurumun hem bireyin gizliliğini korumak ve bu gizliliği ihlal etmeden raporlama yapmak.

Toplu raporlama ve gizlilik sınırları

İşverenle paylaşılabilecek bilgilerin sınırı sözleşmede belirtilmelidir. Makul bir başlangıç noktası, işverenin toplu rakamları alması, bireysel ayrıntıların ise sağlayıcıda kalmasıdır.

  • İşveren şunları alır: katılım, kullanım, kategorilere ayrılmış sonuç durumu, memnuniyet ve anonimleştirilmiş temalar.

  • İşveren şunları almaz: bir kişinin başvurduğu işverenlerin adları, mülakat faaliyeti, belge içerikleri ve koçluk notları.

  • Küçük gruplarda kimliğin korunması. Çalışanların kimliğinin dolaylı olarak belirlenmesini önlemek için belirli bir büyüklüğün altındaki gruplara ait sonuçlar ayrı raporlanmamalıdır.

Eşik bir tasarım tercihidir ve veri koruma görevlinizle birlikte belirlenmelidir.

Yöneticilerin belirli bir kişi hakkında bilgi taleplerinin nasıl ele alınacağı da önceden kararlaştırılmalıdır. Yazılı bir yönlendirme kuralı hem sağlayıcının danışmanlarını hem de sizin yöneticilerinizi korur.

Veri sorumlusu ve veri işleyen rolleri

Outplacement kişisel veri içerir ve bazı durumlarda koçluk sırasında paylaşılan sağlık bilgisi gibi özel kategorideki veriler de söz konusu olabilir. İşveren ve sağlayıcının rolü olgulara göre belirlenir.

Birleşik Krallık rejiminde ICO, işlemenin amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen tarafın veri sorumlusu olduğunu, talimatla hareket eden tarafın ise veri işleyen olma ihtimalinin daha yüksek olduğunu açıklıyor.

Uygulamada bir sağlayıcı bazı faaliyetlerde veri işleyen, bazılarında veri sorumlusu olabilir. Örneğin koçluk kayıtlarını kendi mesleki yükümlülükleri çerçevesinde tutabilir.

AB GDPR'ı 28. maddede veri işleyenlerle yazılı sözleşme yapılmasını şart koşar. Sağlayıcının her veri türü için rolünü, alt işleyenleri ve verilerin saklandığı yerleri yazılı olarak açıklaması gerekir.

Kurallar ülkeden ülkeye farklıdır ve bir kısmı değişmektedir. Özellikle katılımcılar birden fazla hukuk düzeninde bulunuyorsa, rol dağılımını ve sözleşmeyi imzadan önce hukuk danışmanınıza ve veri koruma görevlinize inceletin.

Sözleşme Sona Erdiğinde Hizmet ve Veri Süreçleri Nasıl Yönetilecek?

Hizmet sonu koşulları çoğu zaman program kapanırken, yani pazarlık gücü azaldığında gündeme gelir. Bu nedenle aşağıdaki dört konu sağlayıcı seçimi sırasında netleştirilmelidir.

  1. Erişim süresi. Ücretli dönem bittikten sonra katılımcılar platformu ve danışman desteğini ne kadar süre kullanabilir? Bir ek süre tanınıyor mu?

  2. Aramaya devam eden katılımcılar. Bireyler ücretli veya kendi bütçeleriyle devam edebilir mi, devam ederlerse verileri nasıl ele alınır?

  3. Nihai rapor. Hangi raporu, hangi tarihe kadar ve hangi tanımlarla alacaksınız? Şablonu imza aşamasında kararlaştırın.

  4. Verilerin iadesi ve silinmesi. Katılımcı verilerine ne olur, ne kadar süre saklanır ve silinme yazılı olarak nasıl teyit edilir?

Erken fesih ve kapsam değişikliklerinin sonuçları da sözleşmede yer almalıdır. Yeniden yapılanma planı danışma sürecinden sonra değişebilir. Sözleşme, grup küçülürse veya büyürse ücretin nasıl ayarlanacağını belirtmelidir.

İK danışmanlık firması seçimi yazımız, burada da geçerli olan sözleşme sorularını ele alıyor. Hizmeti kimin vereceği ve kapsam değişikliklerinin nasıl fiyatlandırılacağı bu sorular arasındadır.

Teklifler İçin Ortak Değerlendirme Kartı

Ortak bir değerlendirme kartı, outplacement sağlayıcısı seçimini şeffaf ve savunulabilir kılar. Her teklife aynı ölçütler üzerinden birden beşe kadar puan verin ve her puanın dayanağını kaydedin. Ağırlıkları kendi durumunuza göre ayarlayın.

Ölçüt Önerilen ağırlık Yüksek puanı getiren özellik
Çalışan gruplarına kapsam uyumu %25 Kademeler sizin düzeylerinize, ülkelerinize ve dillerinize uyuyor
Danışman erişimi ve yeterlilikler %20 Adı belli danışmanlar, belirtilmiş oturum hakkı, doğrulanmış nitelikler
Sonuç raporlamasının kalitesi %20 Net paydalar, ölçüm dönemleri, durumu bilinmeyenler ve yanıt oranları
Gizlilik ve veri koşulları %20 Toplu raporlama, küçük grup kuralları, tanımlı veri rolleri
Hizmet sonu koşulları %10 Erişim süresi, nihai rapor ve silme işlemi yazılı olarak teyit edilmiş
Ticari koşullar %5 Şeffaf ücretler ve grup değişikliklerine esneklik

Karar öncesinde anonimleştirilmiş bir örnek raporun ve veri kullanım sürecinin incelenmesi yararlıdır. Benzer bir çalışan grubuna hizmet almış bir referans müşteriyle görüşülebilir. Teklifi sunan kişi ile çalışanlara koçluk yapacak kişi farklı olabileceğinden hizmeti verecek danışmanların da teyit edilmesi önemlidir.

Başka bir kategoride benzer bir değerlendirme yaklaşımı için RPO sağlayıcısı seçimi rehberimize bakabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Outplacement sağlayıcısı nasıl seçilir?

Önce programın amacını ve çalışan gruplarını belirleyin. Ardından sağlayıcıları danışman erişimi, süre, ülke ve dil kapsamı, raporlama ve gizlilik koşulları açısından karşılaştırın. Anonimleştirilmiş bir örnek rapor isteyin ve her teklif için aynı değerlendirme kartını kullanın.

Outplacement raporlaması neleri içermeli?

Yararlı bir rapor katılımı, destek kullanımını, sonuç durumunu, yanıt oranını ve memnuniyeti içerir. Bunları kademe ve ülke bazında kırılımlarla sunar. Her ölçü için payda ve ölçüm dönemi belirtilmeli, durumu bilinmeyenler ayrı gösterilmelidir.

Yeniden istihdam oranı sağlayıcıları karşılaştırmak için iyi bir ölçü mü?

Bir başlangıç noktasıdır, ancak tek başına karar vermeye yetmez. Oran, kimin sayıldığına, ne kadar süre izlendiğine ve yanıt vermeyenlerin nasıl ele alındığına bağlıdır. Rakamları karşılaştırmadan önce süreci baştan sona gösteren dökümü ve tanımları isteyin.

Outplacement sürecinde çalışan gizliliği nasıl korunur?

Yaygın yaklaşım, işverene yalnızca toplu rapor verilmesi, bireysel ayrıntıların ise sağlayıcıda kalmasıdır. Sözleşme ayrıca küçük grupların raporlanmaması kuralını, veri rollerini ve adı belli bir çalışan hakkındaki taleplerin nasıl ele alınacağını içermelidir.

Outplacement sözleşmesi sona erdiğinde ne olmalı?

Erişim süresini, aramaya devam eden katılımcıların durumunu, nihai raporu ve verilerin silinmesini imzadan önce yazılı olarak kararlaştırın. Program kapanırken bu koşulları müzakere etmek daha zordur.

Önemli Çıkarımlar

  • Outplacement sağlayıcısı seçimine programın amacı ve çalışan gruplarıyla başlayın, sağlayıcıları bu tasarıma göre karşılaştırın.

  • Danışman erişimini, süreyi, kapsamı ve dilleri bir tabloya işleyin ve ayrıntıları isteyin.

  • Yeniden istihdam oranını bir yanıt olarak değil, bir soru olarak ele alın. Payda, ölçüm dönemi ve durumu bilinmeyenleri sorun.

  • İşverene yalnızca toplu rapor verilmesini ve küçük grupların raporlanmamasını sözleşmeye yazın.

  • Veri koruma rollerini, alt işleyenleri ve saklama yerlerini hukuk danışmanınızla netleştirin.

  • Erişim süresini, nihai raporu ve verilerin silinmesini imzadan önce kararlaştırın.

Sonuç

Uygun outplacement sağlayıcısı, çalışanların ihtiyaçlarına uygun hizmet sunmalı, sonuçlarını açık ve güvenilir biçimde raporlamalı ve çalışan gizliliğini korumalıdır. Tek başına yüksek bir yeniden istihdam oranı, hizmetin çalışanların ihtiyaçlarına ne kadar uygun olduğunu, sonuçların ne kadar güvenilir raporlandığını veya gizliliğin nasıl korunduğunu göstermez.

Wide and Wise, outplacement hizmetini uluslararası işe alım hizmetlerinin bir parçası olarak sunar. Amaç, işten ayrılan çalışanlara pratik kariyer desteği verirken işverene güvenebileceği bir raporlama sağlamaktır.

İlgili İçerikler