Devam eden işe alım süreçlerinin, Recruitment as a Service (RaaS) yani Hizmet Olarak İşe Alım modeliyle çalışacak yeni bir ekibe devredilmesi çoğu zaman yeterince planlanmaz. Açık pozisyonlar ve süreçte ilerleyen adaylar vardır.

RaaS hizmet sağlayıcısı, mevcut işe alım süreçlerini devralarak çalışmaya başlayacaktır. Her pozisyonun hangi aşamada olduğu kaydedilmediğinde ilk haftalarda önlenebilir sorunlar yaşanabilir.

Aynı adayla iki farklı işe alım uzmanı iletişime geçebilir. İşe alım yöneticisi daha önce verdiği bir kararı yeniden vermek zorunda kalabilir. Önceden yürütülen çalışmaların sonuçları, yeni RaaS hizmetinin performansına yanlışlıkla dahil edilebilir.

RaaS çalışmasının ilk günlerinde yetenek yönetimi lideri, işe alım operasyonları sorumlusu veya COO'nun üzerinde uzlaştığı kısa ve yazılı bir plan, bu risklerin yönetilmesine yardımcı olur.

Wide and Wise olarak yeni RaaS çalışmalarına paralel iş akışlarıyla başlıyoruz. Süreç sorumlulukları, ATS erişimi, raporlama ve geri bildirim düzeni ilk haftada netleşirken pazar haritalaması ve rol kalibrasyonu da devam eder. Bu rehber, açık pozisyonların ve adayların kayıt altına alınmasını, süreç sorumluluklarının belirlenmesini, devir kontrol listesinin hazırlanmasını ve performans ölçümünde kullanılacak başlangıç verilerinin oluşturulmasını ele alıyor.

İçindekiler

Açık Pozisyonlar Neden Devir Planı Gerektirir?

Mevcut işe alım süreçlerini RaaS modeline devretmek, yeni bir pozisyon için sıfırdan aday aramaya başlamaktan farklıdır. Bazı roller haftalardır açıktır. Bazılarının kısa listesi işe alım yöneticileri tarafından hâlâ değerlendirilmektedir.

Adayların bir kısmına bir ajans, şirket içi bir işe alım uzmanı veya önceki bir tedarikçi ulaşmıştır. Bu adayların her biri şirketinizle daha önce bir iletişim deneyimi yaşamıştır. Devir sırasında bu deneyimin ve iletişim geçmişinin korunması gerekir.

Bu geçmiş kayda alınmadığında genellikle üç risk ortaya çıkar:

  • Mükerrer iletişim. Süreci devam eden bir adaya yeni bir işe alım uzmanı baştan mesaj gönderir. Bu durum aday deneyimini ve işveren markasını olumsuz etkiler.

  • Geçmiş değerlendirmelerin kaybolması. Önceki işe alım uzmanına verilen geri bildirimler, örneğin bir adayın neden elendiği, yeni ekibe aktarılmaz. Yeni ekip de benzer profilleri yeniden sunar.

  • Performansın doğru ölçülememesi. Başlangıç verileri net olmadığında, daha önce yürütülen çalışmalarla yeni ekibin katkısını birbirinden ayırmak zorlaşır.

Yazılı bir devir planı, aday iletişimindeki çakışmaları önlemeye, geçmiş kararları korumaya ve yeni ekibin performansını doğru ölçmeye yardımcı olur. RaaS hizmet sağlayıcısının katkısı, devir tarihindeki kayıtlar esas alınarak değerlendirilir.

Pozisyon ve Aday Devir Kaydını Oluşturun

Devir sürecinin temelini, açık pozisyonları ve devam eden aday süreçlerini gösteren ortak kayıt oluşturur. Bu kayıt ortak bir tablo ya da aday takip sistemi (ATS) çıktısı olabilir.

Kaydı, ekiplerin düzenli olarak güncelleyebileceği kadar sade ve işlevsel tasarlayın. Kullanılmayan ayrıntılı bir tablo yerine güncel tutulan bir kayıt daha fazla değer sağlar.

Her pozisyon için aşağıdaki bilgiler kaydedilmelidir:

Alan Kaydedilecek bilgi Neden önemli
Rol ve işe alım yöneticisi Unvan, lokasyon, adı belli karar verici Geri bildirimi kimin vereceğini netleştirir
Aşama Rol tanımı onaylandı, aday arama, kısa liste, görüşmeler, teklif Hangi işlerin zaten yürüdüğünü gösterir
Faaliyetin kaynağı Şirket içi ekip, ajans veya önceki tedarikçi Her ilişkinin hangi tarafta olduğunu işaretler
Son temas Aday veya yönetici ile son temasın tarihi ve kanalı Tekrarlanan mesajları önler
İzinler Müşterinin yeni ekibe hangi işlemler için onay verdiği Üzerinde uzlaşılmamış temasları engeller
Geri bildirim Önceki sunumlara ilişkin kararlar ve gerekçeleri Elenen profillerin yeniden sunulmasını önler
Sonraki adım Bir adım, sorumlusu ve tarihi Devir döneminde sürecin ilerlemesini sağlar

Her aday için adayın adı, başvurduğu pozisyon, mevcut süreç aşaması, son temas tarihi, görüşmeyi yapan kişi ve adayın iletişim tercihi kaydedilmelidir. Final görüşmesi veya teklif aşamasındaki adayları özel olarak işaretleyin ve bu adayların süreç sorumluluğunu devir planında açıkça belirleyin. İşe alım yöneticisi ile adayın mevcut muhatabı farklı bir devir düzeni üzerinde anlaşmadıkça iletişimi aynı kişi sürdürmelidir.

Kaydın güvenilirliği için müşteri tarafında bir kayıt sorumlusu belirlenmesi ve güncelleme sıklığının kararlaştırılması önemlidir.

İlk iki hafta boyunca kayıt haftalık olarak güncellenebilir. Teklif aşamasındaki adaylar gibi hızlı ilerleyen süreçlerde daha sık güncelleme yapılması gerekebilir.

Aday İletişimi Öncesinde Sorumlulukları Netleştirin

Kayıt oluşturulduktan sonra, yeni ekip adaylarla iletişime geçmeden önce süreç sorumlulukları ve iletişim kuralları üzerinde yazılı olarak anlaşılmalıdır.

Süreç sorumlulukları

Her pozisyonun süreç sorumlusu açıkça belirlenmelidir. Uygulanabilecek iş bölümüne bir örnek şöyledir: RaaS ekibi aday aramayı ve ön değerlendirmeyi yürütür, şirket içi işe alım uzmanı ise görüşme planlamasını sürdürür. Teklif aşamasındaki pozisyonların iç ekipte, yeni açılan pozisyonların ise RaaS ekibinde ilerlemesi de mümkündür.

Farklı iş bölümü modelleri uygulanabilir. Önemli olan, seçilen modelin tüm taraflarca anlaşılması ve yazılı olarak kayıt altına alınmasıdır.

Geri bildirimler çeliştiğinde son kararı kimin vereceği de belirtilmelidir. Çoğu şirkette bu kişi işe alım yöneticisidir ve konu yetenek yönetimi liderine taşınır.

Mevcut tedarikçi sınırları

Mevcut işe alım ajanslarıyla yapılan sözleşmeler, daha önce sunulan adaylara ilişkin belirli haklar veya kısıtlamalar içerebilir. Sunulan adaylar, belirli pozisyonlar için münhasırlık ve aday sunumuna ilişkin hakların geçerlilik süresi sözleşme üzerinden değerlendirilmelidir. Koşullar sözleşmeden sözleşmeye değiştiği için standart bir uygulama varsayılmamalıdır.

Bir pozisyon hâlâ başka bir tedarikçide ise bunu kayıtta belirtin ve çakışmanın nasıl ele alınacağını satın alma veya hukuk ekibinizin onaylamasını isteyin. Adayın hangi tedarikçi tarafından sunulduğu ve adayla kimin iletişim kurabileceği netleşene kadar yeni RaaS ekibi bu adayla iletişime geçmemelidir. Bu yaklaşım hem müşteriyi uyuşmazlıklardan hem de adayları birbiriyle çelişen mesajlardan korur.

ATS erişimi

Kaydın tutulacağı sistem ve RaaS ekibinin erişim düzeyi belirlenmelidir. Pek çok çalışmada işe alım uzmanları müşterinin aday takip sisteminde (ATS) çalışır ve Wide and Wise erişim ile raporlamayı ilk hafta müşteriyle birlikte kurar. BT veya bilgi güvenliği sorumlunuzla şunları netleştirin:

  • Erişimi kimin verdiği ve bunun ne kadar sürdüğü
  • Ekibin hangi rolleri, klasörleri veya pozisyon kayıtlarını görebileceği
  • Düzenleme, aday taşıma ve mesaj gönderme için hangi izinlerin geçerli olduğu
  • Notların, değerlendirmelerin ve geri bildirimlerin ortak sistemde nasıl kaydedileceği ve geçmiş kayıtların nasıl korunacağı

Kurulum, müşterinin kullandığı araçlara ve iç onaylara bağlıdır. ATS erişimi sağlanamıyorsa tarafların üzerinde anlaştığı ortak bir tablo veya kayıt, geçici çalışma kaydı olarak kullanılabilir. Mevcut sistemde hangi işlemlerin yapılabildiği, çalışma başlamadan önce müşteri ve RaaS hizmet sağlayıcısı tarafından teyit edilmelidir.

Aday iletişimi

Adaylarla kimin, ne zaman ve hangi mesajla iletişim kuracağı belirlenmelidir. Aşağıdaki kurallar geçiş dönemine uyarlanabilir:

  1. Süreci devam eden adaylar, devir tarihi netleşene kadar mevcut muhatabıyla iletişimini sürdürür.

  2. Adaya, yeni muhatabının kim olduğu ve iletişimin nasıl devam edeceği, tarafların üzerinde anlaştığı kısa ve açık bir mesajla bildirilir.

  3. Yeni iletişimlerde onaylı işveren markası ifadeleri ve kayıttaki rol bilgileri kullanılır.

  4. İlgilenmediğini belirten veya iletişime geçilmesini istemeyen adaylar yeni iletişim listesinin dışında tutulur.

Bu iletişim kuralları, devir sürecinde aday deneyiminin tutarlı ve olumlu kalmasına yardımcı olur.

Devir Kabul Kontrol Listesi Hazırlayın

Devir, müşteri ve RaaS ekibinin kabul koşulları üzerinde anlaştığı ve bu koşulların karşılandığını teyit ettiği noktada tamamlanır. Kabul kontrol listesi, bu teyidin hangi kayıtlara dayandığını gösterir. İki taraf listeyi genellikle birinci veya ikinci haftanın sonunda birlikte gözden geçirir ve açık kalan maddeleri not eder.

İşe yarar bir liste şu noktaları kapsar:

  • [ ] Her açık pozisyon, adı belli bir işe alım yöneticisiyle kayıtta yer alıyor
  • [ ] Her pozisyonun bir aşaması, son temas tarihi ve sonraki adımı var
  • [ ] Final görüşmesi veya teklif aşamasındaki adaylar işaretlenmiş ve süreç sorumluları yazılmış
  • [ ] Her pozisyon için önceki sunumlara ilişkin geri bildirimler kayıtlı
  • [ ] Tedarikçi çakışmaları not edilmiş ve ilgili iç ekip tarafından onaylanmış
  • [ ] ATS erişimi sağlanmış veya üzerinde uzlaşılmış alternatif bir kayıt mevcut
  • [ ] Aday iletişim mesajı onaylanmış
  • [ ] İşe alım yöneticileriyle geri bildirim düzeni takvime bağlanmış
  • [ ] Raporlamada kullanılacak başlangıç verileri iki tarafça onaylanmış
  • [ ] Kabul edilmeyen maddeler sorumlusu ve tarihiyle listelenmiş

Açık kalan maddeler, sorumlusu ve tamamlanma tarihi belirtilerek takip edilmelidir. Devrin tamamlandığına ilişkin karar, bu maddelerin durumunu gösteren kayıtlara dayanmalıdır.

Wide and Wise birden fazla iş akışını birlikte yürüttüğü için son maddeler kapanırken rol kalibrasyonu ve pazar haritalaması başlayabilir. Ancak bir pozisyonda aday teması, o pozisyonun maddeleri kabul edilene kadar beklemelidir.

Devralınan Aday Havuzunu Yeni Aday Bulma Çalışmasından Ayırın

Başlangıç verileri belirsiz olduğunda RaaS ekibinin katkısını değerlendirmek zorlaşır. Daha önce bulunan adayların tamamını yeni ekibin başarısı olarak göstermek de bu adayların süreçlerindeki yeni katkıyı tamamen dışarıda bırakmak da yanıltıcı olabilir.

Raporlamanın başlangıç verilerini belirleyin

Performans değerlendirmesi için devir kabul tarihindeki kayıtlar başlangıç verisi olarak kullanılmalıdır. Kaydın bir kopyası saklanmalı ve o tarihte süreçte bulunan adaylar devralınan adaylar olarak etiketlenmelidir. Sonrasında bulunan adaylar yeni adaylar olarak ayrıca izlenmelidir.

Devir tarihinde kayıtta bulunan bir aday daha sonra işe alınsa bile adayın "devralınan aday" statüsü korunmalıdır. Böylece yeni ekibin katkısı raporlanırken başlangıç verileri değişmez.

İki görünümü ayrı raporlayın

Raporlama görünümü Devralınan aday havuzu Yeni aday bulma
Tanım Kabul tarihinde kayıtta olan adaylar Kabul tarihinden sonra belirlenen adaylar
Tipik ölçütler Aşama hareketi, kararlar, kapanışlar Sunumlar, görüşmeler, teklifler, dönüşüm
Değerlendirme amacı Devir sırasında mevcut olan durumun ve önceki çalışmaların kaydını tutmak RaaS ekibinin çalışmasının sonuçlarını izlemek
Raporlama biçimi Başlangıç konumu olarak ayrı Hizmetin sonucu olarak ayrı

İki görünümü her rol için ayrı raporlayın. Böylece hangi pozisyonların önceki çalışmalar sayesinde, hangilerinin yeni faaliyet sayesinde ilerlediği görülür. İkisi de değerlidir ve hiçbiri gizlenmez.

Başlangıç verilerinin tutarlılığını koruyun

Başlangıç verilerinin tutarlı kalması için şu kurallar uygulanabilir:

  • Başlangıç tarihini ve etiketleme kuralını kabul kontrol listesine yazın.

  • Yeniden iletişime geçilen bir adayın hangi grupta raporlanacağı önceden kararlaştırılmalıdır. Başlangıç tarihinde aktif bir süreci bulunmayan bu adayların nasıl sınıflandırıldığı raporda açıkça belirtilmelidir.

  • Toplam rakamlara güvenmek yerine pozisyon bazında sürecin ilerleyişini işe alım yöneticisiyle birlikte değerlendirin. Rolün karmaşıklığı, pazar koşulları ve geri bildirim hızı sonucu değiştirir, bu yüzden hiçbir çalışma yalnızca hacme göre yargılanmamalıdır.

  • Wide and Wise, aday sayısı, işe yerleştirme veya işe alım süresi konusunda garanti vermez. Güvenilir başlangıç verileri ise yürütülen çalışmanın ve elde edilen sonuçların daha doğru değerlendirilmesini sağlar.

Devirden sonra neler olacağını merak ediyorsanız, çalışma başladıktan sonra kontrol noktalarının nasıl işlediğini anlatan abonelik modelinde ilk 90 gün yol haritamıza bakabilirsiniz.

Aday Verisini Paylaşmadan Önce İç İncelemeler

Aday bilgileri kişisel veri niteliğindedir. Bu bilgilerin RaaS hizmet sağlayıcısıyla paylaşılması, ilgili veri koruma yükümlülükleri ve kurum içi onay süreçleri çerçevesinde değerlendirilmelidir. Aday kayıtları RaaS ekibiyle paylaşılmadan önce ilgili iç paydaşların devir planını ve veri paylaşım koşullarını incelemesini sağlayın.

Bu incelemeye genellikle hukuk, veri koruma ve satın alma ekipleri dahil edilmelidir.

Onlara sorulabilecek sorular şunlardır:

  • Hangi aday bilgileri RaaS hizmet sağlayıcısıyla, hangi dayanakla paylaşılabilir?

  • Adaylara bilgi verilmesi gerekiyor mu ve bu nasıl ifade edilmeli?

  • Hangi adaylar kayıt dışında tutulmalı veya sınırlı biçimde paylaşılmalı?

  • Mevcut tedarikçi sözleşmeleri aday bilgilerinin paylaşımını veya adaylarına ulaşılmasını kısıtlıyor mu?

  • Veriler nerede saklanacak ve bunlara kimler erişebilecek?

Bu incelemeler zaman alabilir, bu yüzden plan taslağı hazır olur olmaz başlatın.

Wide and Wise, müşterinin paylaşımına ve kullanımına onay verdiği aday bilgileri üzerinden çalışır ve bu plan kapsamında sistemler arasında veri taşıma veya entegrasyon hizmeti sunmaz. Verilerin sistemler arasında aktarılması gerekiyorsa bu işlemin uygulanabilirliği ve yöntemi, müşterinin ilgili ekipleri ve sistem sorumluları tarafından değerlendirilmelidir. Müşterinin kendi araçları içinde tutulan manuel bir kayıt çoğu zaman yeterli bir başlangıç noktasıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

İşe alım devri ne kadar sürer?

Süre pozisyon sayısına, kayıtlarınızın durumuna ve iç incelemelerin ne kadar hızlı tamamlandığına bağlıdır. Kayıtları eksiksiz olan az sayıdaki pozisyonun devri birkaç gün içinde tamamlanabilir. Birden fazla tedarikçinin ve onay adımının bulunduğu daha geniş bir set daha uzun sürer.

Hedef kabul tarihini baştan belirleyin ve kayıt doldukça güncelleyin.

RaaS ekibi süreci devam eden adaylarla iletişime geçmeli mi?

Müşteri her adayla kimin iletişim kuracağını teyit edene kadar yeni RaaS ekibi iletişime geçmemelidir. Son aşamadaki adaylar genellikle süreç sonuçlanana veya devir üzerinde uzlaşılana kadar mevcut muhatabında kalır. İlk aşamadaki adaylarla iletişim, sorumluluk devri netleştirildikten ve uygun iletişim mesajı onaylandıktan sonra yeni ekip tarafından sürdürülebilir.

Aynı rol için başka bir tedarikçi aday sunmuşsa ne yapılmalı?

Söz konusu sözleşmenin koşullarını satın alma veya hukuk ekibinizle kontrol edin ve çakışmayı kayıtta belirtin. Durum netleşene kadar yeni ekibin bu adaylara yaklaşmaması gerekir.

RaaS hizmet sağlayıcısı bizim ATS'miz içinde çalışabilir mi?

Pek çok çalışmada evet, ancak bu sizin güvenlik ve izin ayarlarınıza bağlıdır. Erişimin kapsamı sisteminize ve iç onaylara göre değiştiği için bunu ilk hafta BT sorumlunuzla teyit edin. Doğrudan erişim mümkün değilse tarafların üzerinde anlaştığı ortak bir tablo veya kayıt, geçici çalışma kaydı olarak kullanılabilir.

Devralınan ve yeni adayları adil biçimde nasıl raporlarız?

Bir başlangıç tarihi belirleyin, kayıttaki her adayı o tarihte devralınan olarak etiketleyin ve devralınan ile yeni aday bulma sonuçlarını ayrı görünümlerde raporlayın. Sürecin ilerleyişini pozisyon bazında işe alım yöneticisiyle birlikte değerlendirin.

Önemli Çıkarımlar

  • Her pozisyon ve aday için aşama, son temas, izinler, geri bildirim ve sonraki adımı içeren bir devir kaydı oluşturun.

  • Süreç sorumluluklarını, tedarikçi sınırlarını, ATS erişimini ve aday iletişimini adaylarla yeni iletişim başlamadan önce karara bağlayın.

  • Final görüşmesi veya teklif aşamasındaki adayları özel olarak işaretleyin ve süreç sorumlularını açıkça belirtin.

  • Devir kabul kontrol listesi kullanın ve açık kalan maddeleri sorumlusu ve tarihiyle yazın.

  • Kaydı kabul tarihinde etiketleyin, böylece raporlarda devralınan aday havuzu yeni aday bulma çalışmasından ayrı kalsın.

  • Kayıt paylaşılmadan önce aday verisinin paylaşımını ve tedarikçi koşullarını hukuk, gizlilik ve satın alma ekiplerinizin incelemesine sunun.

Sonuç

İşlevsel bir devir planı, müşteri ve RaaS ekibinin üzerinde anlaştığı yazılı bir kayda dayanır. Adaylarla tekrarlanan iletişimi önlemeye, geçmiş değerlendirmeleri korumaya ve yeni ekibin katkısını başlangıç verileriyle karşılaştırmaya yardımcı olur. Aday verisi ve tedarikçi sözleşmeleriyle ilgili kurum içi kontroller de bu planın parçasıdır.

Wide and Wise, RaaS hizmetini müşterinin süreci içinde çalışan özel işe alım uzmanlarıyla sunar. Açık pozisyonların devrini, RaaS hizmetinin başlangıç aşamasında planlanan temel iş adımlarından biri olarak ele alır.

İlgili İçerikler